Indkøb omfatter dels skolens daglige indkøb og dels større anskaffelser som fx it-udstyr og byggerier.

Skolerne har mulighed for at tilslutte sig Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI). Se www.ski.dk for mere information.

Link til UVM's hjemmeside om indkøb.

Udbud og licitation
Efterskoler er som private selvejende institutioner i udgangspunktet ikke omfattet af tilbudsloven (lov nr. 1410 af 7. december 2007). Det vil sige, at skolen frit kan vælge leverandører til bygge- og anlægsarbejder. Der er dog undtagelser:

1) Hvis staten eller anden offentlig myndighed direkte støtter byggeriet, som fx ved en kommunal garanti eller lignende.

2) Eller, hvis byggesummen overstiger 38.624.809 kr. eks. moms. I så fald er byggeriet omfattet af EU's udbudsdirektiv. I disse tilfælde bør skolen altid have en professionel rådgiver tilknyttet, som også kan hjælpe med denne del af opgaven.

Hvis der ydes offentlig støtte til byggeriet, jf. nr. 1, skal skolen overholde reglerne i tilbudsloven, med mindre der er tale om et projekt til mindre end 3 mio.kr. eks. moms. (I så fald kan skolen benytte sig af reglerne om ’underhåndsbud’ og indhente op til 4 tilbud på opgaven). Reglerne i tilbudsloven indebærer, at skolen skal udbyde opgaven (over 3 mio.kr.), enten som offentlig eller begrænset licitation. En begrænset licitation indebærer, at skolen selv kan invitere tilbudsgivere. Skolen skal imidlertid oplyse over for tilbudsgivere, hvor mange andre virksomheder, der indbydes til at give tilbud. Vilkårene for opgaven skal også være skriftlige, sådan at der er gennemsigtighed i, hvilket tilbud, der vælges. Det skal også oplyses, hvordan skolen vægter hensynene til hhv. kvalitet og pris i valget af leverandør. Endelig skal mindst én tilbudsgiver vælges uden for skolens lokalområde (dvs. kommunen).

Definitionen af bygge- og anlægsarbejder i tilbudsloven gælder både hel- og delopgaver, men ikke for rene vareindkøb (leverancer) og tjenesteydelser (fx ansættelse af rådgiver).

Efterskoleforeningen anbefaler i øvrigt altid, at skolen ved større bygge- og anlægsprojekter samt anskaffelser i øvrigt lever op til kravene om ’skyldige økonomiske hensyn’ ved forvaltningen af skolens midler og iagttager disse normer for god økonomistyring i det offentlige.