Når du skriver en pressemeddelelse, er det vigtigt, at du ved, hvilken historie, du skal fortælle. Det er ikke nok blot at skrive, at jeres efterskole fx holder åbent hus i forbindelse med Efterskolernes Dag. Find den rette vinkel: Er der opvisning, kommer der politikere på besøg, har I succes med en linje eller lignende eller noget helt tredje.

Du skal kunne sige: ”Jeg vil fortælle, at….” IKKE ”jeg vil fortælle om”

Skriv kort
Journalisterne får hver dag en bunke pressemeddelelser og derfor skimmer de dem hurtigt. De uinteressante bliver allerede sorteret fra hvis overskriften (rubrik) er kedelig. Det er derfor vigtigt, at overskriften giver journalisten lyst til at læse videre, og at pressemeddelelsen er kort.

Skriv præcist
Èt og kun èt budskab pr. pressemeddelelse. Er pressemeddelelsen til en lokalavis, så skal der være et fokus på det lokale tema.

Skriv efter nyhedstrekanten
Det vil sige, at indledningen er konklusionen. Så kommer det absolut vigtigste, dernæst det vigtige og så det mindre vigtige. Fuldkommen omvendt af en akademisk artikel, som starter med lange tekniske forklaringer og konkluderer til sidst. Og hav gerne en case – altså en person, der er et eksempel på historien.

Angiv tydelig kontaktinformation
Husk altid at skrive kontaktperson og telefonnummer – og tag telefonen!

Send pm direkte i en mail til redaktionerne – ikke som vedhæftet fil.

Husk at skrive Pressemeddelelse i emnefeltet samt en fængende overskrift.

En pressemeddelelse fylder typisk én A4 side og indeholder:
- Dato
- Overskrift: En fængende linje, der lokker journalisten (og læserne, lytterne og seerne) til at læse mere.
- Indledning: Opsummerer nyheden eller historien på tre-fem linjer og giver dermed hurtigt overblik over Hvem, Hvad, Hvornår, Hvorfor, Hvordan.
- Brødtekst: Udfolder nyheden eller historien med flere informationer og citater. Opdel gerne teksten i mindre afsnit og sæt små overskrifter over hver.

- Kontaktinformation: Navn, telefonnummer og eventuelt henvisning til hjemmeside. Husk at tjekke at du har skrevet telefonnummeret korrekt!

Hvornår skal jeg sende min pressemeddelelse?
Der er stor forskel på mediernes deadlines og produktionstid. Er det f.eks. en ugeavis er der tidlig deadline - typisk en uge før tryk.

Er det et dagblad, så send din pressemeddelelse 1-2 dage før et eventuelt arrangement. Handler det ikke om et tidsbestemt arrangement, så send gerne pm ud inden kl. 9.00. Journalisterne holder typisk redaktionsmøde fra 9-11, så sørg for at din pressemeddelelse er i indbakken inden. Tirsdage, onsdage og torsdage er gode dage. Mandage og fredage er travle dage.

Du kan overveje at udnytte de perioder, hvor medierne ikke modtager meget stof : Sommerens industriferie, andre ferier og weekender.

Får du intet svar – og opfølgning
Du skal ikke forvente at få svar a la tak for din mail. Journalisterne skal nok gøre opmærksom på, hvis de får brug for mere info.

Nogle medier kan også finde på at trykke din presse¬≠meddelelse som den er – uden at kontakte dig først.

Det er en god ide at følge op på en pressemeddelelse – telefonisk 1-2 dage efter afsendelse.

Du kan også overveje at tilføje:
- Links til download af billeder, hvis du særligt har mange og store filer HUSK! Billeder øger dine chancer for, at journalisten vælger din historie – hvis de er af god kvalitet!
- Skolens logo, faktabokse

I er meget velkomne til at henvende jer til Efterskoleforeningen for råd og sparring.