1. Indledning

Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger vi indsamler om besøgende på foreningens hjemmeside, medlemmer af foreningen, kursusansøgere, stipendieansøgere, leverandører og andre eksterne samarbejdspartnere. Der indgår også et overblik over behandlingen af oplysninger om medarbejdere, valgte til foreningens politiske organer og deltagere i arbejdsgrupper. Endelig beskrives Efterskoleforeningens behandling af personoplysninger til statistiske formål.

Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med, og hvornår de bliver slettet igen.

Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU's Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt Databeskyttelsesloven (nr. 502 af 23. maj 2018).  

Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation:

Efterskoleforeningen
Farvergade 27, H 2. sal
Tlf.33 12 86 80
E-mail: info@efterskoleforeningen.dk
https://efterskoleforeningen.dk og https://efterskole.dk

Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:

Mette Hjort-Madsen
Analysechef
Direkte tlf. 33179761
E-mail: mhm@efterskoleforeningen.dk

1.1. Om Efterskoleforeningen

Efterskoleforeningen er en forening, hvor alle efterskoler godkendt til tilskud ved undervisningsministeriet er medlem. Alle ansatte og bestyrelsesmedlemmer ved skolerne kan desuden være personlige medlemmer, hvis de ønsker det.

Regelgrundlaget for foreningens virke fremgår af vedtægterne, som offentliggøres på foreningens hjemmeside.

Foreningen varetager en række opgaver iflg. lov om efterskoler (LBK 94 af 08/02-2018) § 23 og Bekendtgørelse om tilskud til efteruddannelse, forsøg og udvikling (Bkg. 631 af 02/07-2003).

 

2. Behandlingsgrundlag for behandling af personoplysninger

Afhængig af om du blot besøger vores hjemmeside, er medlem af foreningen, ansøger om stipendium eller er leverandør til foreningen, behandler vi forskellige oplysninger om dig.

Behandlingen af personoplysninger sker på baggrund af forordningens artikel 6 (almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).

Al behandling af personoplysninger er nødvendige for, at foreningen kan varetage sine opgaver i forhold til hhv. skolemedlemmer og individuelle medlemmer.

 

3. Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig

 

3.1. Nyhedsbreve

Vi sender to forskellige nyhedsbreve ud, ca. to gange om måneden. Hvis du skriver dig op til et eller flere af vores nyhedsbreve ved at registrere dit navn og din e-mail, gemmer vi oplysningerne i vores automatiske udsendelsesprogram Mailchimp. Vi bruger ikke din e-mail til andre formål og videregiver den ikke til andre.

Vi udsender også nyhedsbreve til alle registrerede medlemmer af foreningen, se pkt. 3.2.

Hvis du ikke længere ønsker at modtage vores nyhedsbrev, kan du afmelde dig ved at bruge linket nederst i nyhedsmailen. Herefter slettes din mail direkte fra mailchimp.

 

3.2. Indmeldelse i foreningen

Alle ansatte og bestyrelsesmedlemmer ved efterskoler, der er godkendt til tilskud ved Undervisningsministeriet, kan være medlemmer af foreningen. Det sker ved, at skolerne årligt indsamler navne og e-mailadresser på ansatte og bestyrelsesmedlemmer, som ønsker medlemskab og videregiver disse til Efterskoleforeningen. Vi bruger din mailadresse til at sende information om relevante arrangementer som fx generalforsamling og i sjældne tilfælde direkte kommunikation fra bestyrelsen. 

Hvis du ikke ønsker at være personligt medlem af foreningen gennem din skole, kan du kontakte din skole, som videreformidler udmeldingen til foreningen. Herefter bliver alle oplysninger om dig slettet fra vores medlemskartotek.

Andre med interesse for skoleformen kan blive personlige medlemmer ved henvendelse til sekretariatet. For personlige medlemmer behandler vi oplysninger om navn, adresse og e-mail. Betaling af årligt kontingent sker ved fremsendelse af elektronisk indbetalingskort.

3.3. Deltagere på kurser

Medlemmer af foreningen kan deltage i foreningens kurser. Når du tilmelder dig et kursus, registrerer vi følgende oplysninger om dig: Navn, stilling, skole, e-mail og telefonnummer samt evt. særlige kosthensyn og ønsker til overnatning. Disse oplysninger deles med kursusstedet.

Deltagerliste med navn, skole og stilling deles med evt. eksterne kursusarrangører og oplægsholdere samt øvrige deltagere.

Hvis der indgår andre oplysninger, fx MBTI-test som led i forberedelse til kurset, behandles disse oplysninger i udgangspunktet alene af udbyderen, som er selvstændigt dataansvarlig. I de tilfælde, hvor sådanne oplysninger også behandles af foreningen, sker oversendelse via en krypteret kanal og opbevares med adgangskode, så alene kursuslederen har adgang hertil. Oplysningerne slettes, når kurset er gennemført.

Al øvrigt materiale om kursusafholdelse og deltagere opbevares i mindst fem år efter regnskabsårets afslutning til brug for revision.

3.4. Ansøgere om stipendium gennem Stipendieordningen og/eller Egmont Fonden

Efterskoleforeningen administrerer to stipendieordninger; dels stipendieordning for flygtninge og indvandrere og grønlandske unge, dels programmet ’En Håndsrækning til Efterskole’ i samarbejde med Egmont Fonden og Beildorffs Fond.

Hvis du ansøger om stipendium gennem en af de to ordninger, behandler vi følgende oplysninger om dig og dine forældre/evt. samlever: Navn, adresse, e-mail og telefonnummer, indkomstoplysninger (to år forud for ansøgningsåret), nationalitet, søskende, alder, nuværende skolegang, oplysninger om sociale og personlige forhold (trivsel i skolen og/eller familie) og evt. indlæringsvanskeligheder og sygdom. Følsomme oplysninger behandles i overensstemmelse med forordningens art. 9.

Disse oplysninger udveksles med den skole, du har søgt om optagelse på og i nogle tilfælde med Egmont Fonden.

Alle følsomme oplysninger i forbindelse med ansøgningen skal overføres med en krypteret fil-drop. Alternativt kan benyttes fysisk post.

Til brug for vurdering af ansøgningerne printes alle ansøgninger i fysisk kopi som læses af de relevante medarbejdere. Kopierne opbevares i aflåst arkivskab og makuleres, når udvælgelsen er afsluttet.

Kopi af alle ansøgninger opbevares i Efterskoleforeningens cloud-løsning med adgangskoder, så alene relevante medarbejdere har adgang til dem. Ansøgningerne slettes, når skoleåret er forbi. For stipendiemodtagere opbevares dog oplysninger om navn, alder, kontaktinfo og skole samt bevillings- og udbetalingsstatus til brug for regnskabsgennemgang i op til fem år efter bevillingens udløb.

Behandlingsgrundlaget for Efterskoleforeningens behandling af oplysningerne er samtykke fra ansøger og mindst 1 forældremyndighedsindehaver.

3.5. Eksterne leverandører

Efterskoleforeningen samarbejder med bl.a. med eksterne leverandører om kurser for medlemmerne. I den forbindelse behandler vi oplysninger om navn, adresse, telefon og mail samt kontonummer til betaling af honorar og evt. refusion af transportudgifter. Til brug for indberetning til SKAT behandles tillige cpr-nr.

Oplysninger om oplægsholdere, som deles med deltagere og/eller annonceres offentligt, udformes enten af oplægsholderen selv eller bygger på allerede offentliggjorte oplysninger.

3.6. Besøgende på hjemmeside/webshop

Vi bruger cookies på hjemmesiden til at styre login samt indsamle webstatistik. En cookie er en tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller din mobile enhed. Cookies gør, at du med mere effekt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke oplysninger om brugeradfærd på en måde, der kan kobles til enkeltpersoner. Du kan vælge at sige nej til cookies, men så vil hjemmesiden ikke fungere optimalt.

 

4. Efterskoleforeningens rådgivningsydelser

Efterskoleforeningen tilbyder rådgivning af skolerne, typisk ved henvendelse fra ledere på skolerne eller medlemmer af skolernes bestyrelse. I de tilfælde hvor rådgivningen forudsætter behandling af personoplysninger, er der oftest tale om personaleretlige problemstillinger eller elevsager i relation til kontraktforhold, tilskudsbetingelser eller snitflader mellem efterskoleloven og anden lovgivning.

Efterskolernes ledelser er som dataansvarlige berettiget til at dele oplysningerne med Efterskoleforeningen, efter forordningens art. 6 stk. 1 litra a-f.

Når Efterskoleforeningen efterfølgende behandler data, overdrages dataansvaret til Efterskoleforeningen, som dermed bliver ansvarlig for tilstrækkelig beskyttelse af data og opfyldelse af de registreredes rettigheder.

Personer uden for skolerne kan også henvende sig med anmodning om råd og vejledning om de juridiske rammer for efterskoleophold eller snitflader til anden lovgivning. I disse tilfælde sker behandling, og herunder deling, af oplysningerne med samtykke fra den registrerede.

Alle foreningens ansatte er underlagt tavshedspligt i overensstemmelse med forvaltningslovens definitioner.

Du kan læse mere om foreningens behandling af personoplysninger i forbindelse med rådgivningen i de følgende afsnit.

4.1. Rådgivning om personalejuridiske sager og elevsager

Efterskoleforeningen tilbyder rådgivning af skolerne om personaleretlige sager og elevsager. I disse tilfælde kan der ske udveksling af personoplysninger om ansatte og elever fra skolerne til foreningen. Oftest sker rådgivningen ud fra anonymiserede eller pseudonymiserede oplysninger, som ikke umiddelbart er personhenførbare.

Når rådgivningen nødvendiggør adgang til ikke-anonyme oplysninger, overtager Efterskoleforeningen selvstændigt dataansvaret for behandlingen.

Behandlingsgrundlaget i rådgivningssager på personaleområdet er Forordningens art. 6, litra f og/eller Databeskyttelsesloven § 12 om behandling af oplysninger i forbindelse med ansættelsesforhold, som tillader behandling, når det er nødvendigt for, at den dataansvarlige (skolen) kan forfølge en legitim interesse, som udspringer af anden lovgivning eller kollektive overenskomster.

Efterskoleforeningen bidrager alene til rådgivning i elevsager med adgang til ikke-anonymiserede oplysninger efter udtrykkeligt samtykke fra eleven og/eller forældrene (Forordningens art. 6 stk.1, litra a). I disse sager påhviler det skolen at indhente samtykke til at dele oplysningerne med foreningen. Det er fx socialretlige spørgsmål (ansøgninger efter lov om social service) eller sager om bevilling af specialundervisningstilskud, mv. I øvrige sager, der omhandler elever, anmodes skolerne om at anonymisere oplysningerne.

4.2. Rådgivning ved personlig henvendelse

Det sker også, at personer uden for skolerne henvender sig for at spørge om råd og vejledning. I disse tilfælde drejer det sig typisk om vejledning i valg af efterskole eller juridiske og kontraktlige rammer for efterskoleopholdet.

I disse tilfælde behandles kun personoplysninger, som den registrerede selv har oplyst.

Foreningens ansatte har ikke notatpligt, og der føres ikke register over telefonhenvendelser.

Hvis henvendelsen sker pr. e-mail, så gemmes mailen typisk i mailsystemet og slettes årligt, når den generelle sletteprocedure gennemføres.

Oplysninger deles kun med tredjepart efter udtrykkeligt samtykke.

 

5. Behandling af andre personoplysninger

I dette afsnit kan du læse om Efterskoleforeningens statistiske arbejde og politikker for behandling af oplysninger om medarbejdere, valgte til foreningens politiske organer og deltagere i foreningens arbejdsgrupper.

5.1. Databehandling til statistiske formål

Efterskoleforeningen indhenter personoplysninger fra skolerne til brug for statistiske undersøgelser. Det drejer sig om antal elever, oplysninger om tildeling af elevstøtte pr. elev, udmøntning af individuel elevstøtte, særlige elevgrupper og frafald i løbet af skoleåret.

Alle oplysninger, der indhentes til brug for statistiske analyser, er pseudonymiseret. Det vil sige, at det ikke er muligt at identificere de registrerede uden samkørsel med andre lokale fortegnelser, fx lønoplysninger, elevernes stamdata eller skolernes aktivitetsindberetninger, som alene opbevares på skolen, og som foreningen ikke har adgang til.

Foreningen udleverer aldrig data fra enkelte eller identificerbare skoler til tredjepart.

I de tilfælde, hvor foreningen gennemfører spørgeskemaundersøgelser direkte hos medarbejdere, elever eller forældre, og behandler personoplysninger i den forbindelse, sker behandlingen på grundlag af samtykke fra den registrerede. Når undersøgelsen er afsluttet, sker afrapporteringen altid i anonymiseret form og personhenførbare data slettes.

Efterskoleforeningen har indgået databehandleraftale med firmaet Enalyzer A/S og bruger dette system til al indsamling af data, der ikke sker ved direkte overførsel fra skolerne. 

5.2. Oplysninger om ansatte og valgte til foreningens politiske organer samt deltagere i arbejdsgrupper

Foreningen behandler oplysninger om valgte til foreningens politiske organer samt deltagere i arbejdsgrupper. Oplysningerne er nødvendige for foreningens drift.

For valgte til foreningens politiske organer behandles oplysninger om navn, adresse, tlf., skoletilknytning, stilling samt kontonummer og cpr.nr. til brug for indberetning til SKAT.

For deltagere i arbejdsgrupper behandles navn, adresse, kontaktinformation, skole, stilling og kontonummer til brug for rejseafregninger.

Det er kun foreningens ledelse, kasserer samt regnskabs- og administrative medarbejdere, der har adgang til oplysninger om løn.

Til brug for kurser eller seminarer deler vi personoplysninger med rejsearrangør/kursussted og oplysninger om transport og evt. udlæg til brug for rejseafregning.

 

6. Oplysningspligt og de registreredes rettigheder

I det følgende afsnit kan du læse om vores oplysningsforpligtelse og dine rettigheder som registreret hos Efterskoleforeningen.

6.1. Oplysningspligt

Efterskoleforeningen har som dataansvarlig pligt til at oplyse dig om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, hvordan vi behandler dem og med hvilket formål.

Oplysningspligten udmøntes i overensstemmelse med forordningens art. 13, når oplysningerne er indsamlet hos den registrerede, og art. 14 når oplysningerne indsamles hos andre end den registrerede.

6.2. Indsigtsret

Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

Foreningen kan i visse tilfælde tage et gebyr for imødekommelse af indsigtsret. Dette skal være et rimeligt gebyr under hensyn til de administrative omkostninger ved at give de pågældende oplysninger. Datatilsynet skriver på deres hjemmeside, at den private dataansvarlige kan kræve 10 kr. for hver påbegyndt side, men at betalingen ikke kan overstige 200 kr. [1]

6.3. Berigtigelse og sletning

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

6.4. Begrænsning af behandling

Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

6.5. Dataportabilitet

Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

6.6. Indsigelsesret

Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse).

Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

Retten til indsigelse i Foreningens behandling i forbindelse med rådgivningsydelser kan være begrænset, jf. Forordningens art. 21, stk. 1.

6.7. Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis Behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

 

7. Sikkerhed

Foreningens behandling af personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. IT- og Sikkerhedspolitikken indeholder regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

 

8. Klage til tilsynsmyndighed

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

 

9. Opdatering af denne Politik

Efterskoleforeningen er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.

Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

Dato for seneste opdatering af persondatapolitikken fremgår øverst på dokumentet.


[1] https://www.datatilsynet.dk/borger/mine-rettigheder/indsigt/