Efterskoleforeningen har sammen med de andre frie skoleforeninger udarbejdet tre skabeloner til brug for skolernes arbejde med GDPR. Skabelonerne er målrettet behandlingen af personoplysninger om ansatte på skolerne.
Den første skabelon er den lovpligtige ”Artikel 30 fortegnelse” over behandlingsaktiviteter i relation til medarbejdere. Fortegnelsen rummer også behandlingsaktiviteter før og efter ansættelse, dvs. i relation til ansættelsesproces og efter ansættelsens ophør. Fortegnelsen er vigtig at få udarbejdet for at få klarhed over, hvilke data, der behandles samt hjemmelsgrundlaget hertil. Fortegnelsen skal forelægges i tilfælde af besøg fra Datatilsynet.
Den anden skabelon er en privatlivspolitik vedr. behandling af personoplysninger om ansatte på skolen. Formålet med privatlivspolitikken er at gøre medarbejdere opmærksom på, hvordan skolerne behandler deres personoplysninger som led i deres ansættelsesforhold i overensstemmelse med databeskyttelses-forordningen (”GDPR”) og databeskyttelses-loven (”DBL”).
Denne skabelon henvises der til i samtlige ansættelsesbreve, hvorfor det er vigtigt at huske at vedlægge den ved nyansættelser. For eksisterende ansatte anbefaler vi, at skolerne sender en mail ud med dokumentet samt et link til, hvor medarbejderne til enhver tid kan finde en opdateret version.
Den tredje og sidste skabelon i denne omgang er en samtykkeerklæring til brug af portrætbilleder for medarbejdere (ikke ledere). Denne er ligeledes vigtig at få på plads, inden skolerne deler medarbejdernes portrætbilleder. Eksisterende medarbejdere, der ikke i forvejen har givet samtykke til deling af deres portrætbillede, bør også få udleveret dokumentet. Medarbejderen skal herefter tage stilling til, om det er et samtykke, de vil give.
Der er tale om skabeloner, hvorfor skolerne skal foreholde sig til skabelonernes indhold, herunder særligt det markeret med gul eller rød skrift, før skolen kan anvende skabelonerne.
Der er yderligere skabeloner på vej, herunder fortegnelse over behandlingsaktiviteter i relation til elever og forældre samt en FAQ. Vi melder ud via Administrativ nyt så snart det ligger klar.
Hvis der er spørgsmål til anvendelse af skabeloner, er I velkomne til at rette henvendelse til raadgivning@efterskolerne.dk
De tre artikler findes samlet på denne side om persondata og GDPR for medarbejdere i leksikonet.
Læs mere om webinar om GDPR her.
