Forud for et kursusår (skoleår fra 1. august til 31. juli) skal der udarbejdes en plan over planlagte kurser på skolerne. De fleste efterskoler har kun ét kursus, normalt på 42 uger. Kurset kan godt være kortere eller længere end 42 uger, men der gives højst tilskud til en elev i 42 uger pr. skoleår . Dette kaldes skolens lange kursus. Skolen kan herudover have et eller flere korte kurser, fx et sommerkursus. Hvis elever deltager på både skolens lange kursus og et kort kursus på samme skole, så udløser eleven højst tilskud i samlet 42 uger. Årsplanen skal godkendes af skolens bestyrelse forud for skoleåret. Den er et vigtigt dokument, fordi den danner grundlag for optælling af elever og dermed for udmåling af statstilskuddet til skolerne.

Årsplanen skal foreligge på et bestemt skema. Undervisningsministeriets lovpligtige årsplanskemaer kan hentes her:

Årsplansskema

Ændringsskema

Vejledning til årsplan

Foreningen har også udarbejdet hjælpemateriale til årsplan

Eksempler på brug af kalender 09-10

Eksempel på årsplan 09-10

Årselevprognose (hjælpeskema til beregning af årselevtal)

Efterskoleforeningens gamle skema til kursusplan